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La firma elettronica ottimizza l'efficacia

  • Quali tipi di file possono essere firmati elettronicamente?
  • La firma elettronica ha lo stesso valore giuridico di quella fatta a mano?
  • La firma elettronica consente di ottimizzare l'efficacia della vostra azienda 

 

Che cos'è una firma elettronica? 

Si tratta della digitalizzazione della firma fatta a mano. Consente di garantire l'identità del firmatario, l'integrità e la provenienza del documento.

Quali tipi di file possono essere firmati elettronicamente?

Qualsiasi file può essere firmato digitalmente (documenti Word, PDF, ecc.).

Il formato PDF è quello più utilizzato, poiché offre un buon livello di protezione del documento e consente di apporre più firme elettroniche. 

La firma elettronica ha lo stesso valore giuridico di quella fatta a mano?

Sì. Sono diverse le leggi che ne attestano il valore giuridico, e variano da paese a paese.

Esempi in Europa e Stati Uniti:

  • La direttiva europea del 13 dicembre 1999 riconosce la validità della firma elettronica (Articolo 5). La direttiva fornirà una definizione tecnica come la seguente: "un dato in forma elettronica legato o allegato digitalmente ad altri dati elettronici e che funge da metodo di autenticazione" (Articolo 2). Tale direttiva segna un importante passo in avanti, poiché introduce il concetto di "certificati di firme" e di "prestatore di certificazione".
  • La legge del 13 marzo 2000 ha introdotto la firma elettronica nel diritto francese. Dispone delle stesse prerogative e prevede automaticamente il consenso dei firmatari proprio come le firme fatte a mano.
  • Negli Stati Uniti, la legge federale del 30 giugno 2000 (Electronic signatures in global and national commerce Act oppure "E-sign") regola tale argomento.

 

La firma elettronica ottimizza l'efficacia 

L'implementazione della firma digitale ottimizza l'efficacia della vostra azienda, semplificando la convalida dei documenti:

  • Processo continuo: non sarà più necessario stampare un documento, farlo firmare ed eseguirne nuovamente la scansione una volta apposta la firma;
  • Gestione semplificata dei documenti firmati: invio tramite e-mail o archiviazione automatica, alleviando così il carico del servizio postale;
  • Disponibilità immediata dell'informazione attraverso l'organizzazione: i documenti convalidati vengono digitalizzati e risultano pertanto immediatamente accessibili al personale autorizzato.

Sicurezza ottimizzata

La firma elettronica, contrariamente a quella fatta a mano, è in grado di garantire:

  • L'identità del firmatario; la firma elettronica non può essere falsificata e dimostra in modo sicuro l'identità del firmatario;
  • L'integrità del documento una volta firmato: il documento firmato elettronicamente diventa inalterabile. La firma è parte integrante del documento e non può essere apposta su un altro documento.

Immagine ed esperienza utente ottimizzate

Consentire ai vostri interlocutori di apporre la loro firma direttamente sul tablet contribuisce a valorizzare l'immagine del marchio:

  • Convalida dei documenti meno laboriosa per il firmatario:
  • Modernizzazione dell'immagine aziendale tramite l'utilizzo dei tablet per firme;
  • Riduzione dell'impronta ecologica della struttura eliminando la stampa dal processo di convalida dei documenti.