Stampa delle carte per studenti: 10 domande da porsi

Introduzione

Questo articolo presenta i criteri da considerare per l’identificazione degli studenti e del personale nei campus e nelle università. Vi guiderà nella scelta di una soluzione di stampa delle carte per studenti adatta alle vostre esigenze specifiche, aiutandovi a porvi le domande giuste.

Contenuti

1. Quali tipi di carte scegliere per il mio istituto?
   
2. Quanto budget destinare alla stampa delle carte per studenti?
   
3. Quale design scegliere per la stampa delle carte per studenti?
   
4. La mia soluzione di stampa delle carte è compatibile con altri sistemi informativi?
   
5. Quale strategia di gestione dei dati adottare per il mio istituto?
   
6. La mia soluzione di stampa delle carte per studenti è scalabile?
   
7. La mia soluzione di stampa delle carte per studenti è sicura?
   
8. Quale tecnologia di stampa scegliere per le carte per studenti?
   
9. Come distribuire le carte del mio istituto?
   
10. La mia soluzione è adatta alle esigenze degli studenti e del personale del mio istituto?

1. Quali tipi di carte scegliere per il mio istituto?

Le università accolgono molte persone nelle loro sedi. Sia su base giornaliera (studenti, docenti, personale della mensa, addetti alla manutenzione, ecc.) che più eccezionalmente (fornitori, fornitori di servizi, docenti, ecc.), l’accesso agli edifici da parte di queste diverse tipologie di persone richiede che l’università rilasci loro una tessera personalizzata (elettricamente e graficamente). È quindi molto più efficiente gestire l’emissione di queste tessere definendo dei profili utente, associati a un certo tipo di tessera. Ciò significa emettere tessere con caratteristiche distinte, adattate alle esigenze dell’utente.

Queste caratteristiche devono tenere conto di una serie di criteri:

• A quali aree della mia scuola gli utenti devono avere accesso (aule, stanze del personale, magazzini, sala server, ecc.)?
• Per quanto tempo la persona utilizzerà la carta?
• Quale livello di sicurezza desiderate per la carta?
• Oltre alla funzione di controllo degli accessi, la tessera consentirà agli utenti di usufruire di servizi aggiuntivi (stampa, caffetteria, trasporti pubblici, pagamenti, ecc.)?
• Quali dati sull’utilizzo della carta posso utilizzare a fini statistici (popolarità dei servizi, abitudini di pagamento, ecc.)?

Tutti questi criteri dovrebbero aiutarvi a determinare i diversi tipi di carte che dovete essere in grado di emettere, in base a ciascuno dei vostri profili utente.

2. Quanto budget destinare alla stampa delle carte per studenti?

Il budget richiesto alle università per l’emissione delle carte dipende generalmente da due criteri principali:

• Le dimensioni della popolazione studentesca
• Le caratteristiche richieste.

Per ottimizzare questo budget e offrire un servizio di qualità a un costo ragionevole, ecco alcuni consigli:

• Stima: è un passo importante per evitare spiacevoli sorprese (per quanto possibile). Potete, ad esempio, confrontare il costo complessivo dell’emissione delle carte con il costo per persona, per aiutarvi a rispettare il budget prefissato.

• Stabilite delle priorità: quali funzioni e servizi ritenete essenziali? E, d’altra parte, di quali potreste fare a meno? Fate un elenco e assegnate a ciascuno un grado di priorità.
  
• Internalizzare: il ricorso a fornitori o prestatori di servizi esterni è in genere più costoso rispetto alla gestione interna. È quindi opportuno chiedersi quali compiti i vostri dipendenti possono facilmente svolgere da soli per contenere i costi.
  
• Guadagnare: le tessere per studenti emesse possono essere una fonte di guadagno. Se optate per un’esperienza prevalentemente digitale, dovrete comunque offrire una carta fisica associata agli studenti che la desiderano o ne hanno bisogno. In questo modo, la tessera può essere a pagamento e diventare una fonte di guadagno.

3. Quale design scegliere per la stampa delle carte per studenti?

La scelta del design per i vostri biglietti da visita non è irrilevante: riflette l’immagine del marchio e i valori della vostra istituzione. Trasmette la vostra identità visiva e vi aiuta a essere riconoscibili, soprattutto perché l’immagine trasmessa dalle università è un criterio importante per gli studenti quando scelgono un istituto di istruzione superiore.

I vari elementi grafici che lo compongono devono quindi essere scelti con cura per creare una composizione complessiva esteticamente gradevole. Possono essere raggruppati in 5 categorie principali:

• Identità: il logo è la rappresentazione grafica della vostra azienda, il vostro marchio. È quindi essenziale che compaia sui biglietti emessi come elemento centrale della vostra identità.
  
• Percezione: è importante tenere conto delle connotazioni dei colori quando si crea il design delle carte (mantenendo la coerenza con la carta grafica, se applicabile). I colori che scegliete riflettono l’immagine che proiettate.
  
• Sicurezza: la presenza di caratteristiche di sicurezza superiori contribuisce a proiettare un’immagine di alta qualità, persino prestigiosa, del vostro locale.
  
• Unicità: le diverse carte emesse (a seconda dei profili degli utenti) devono distinguersi l’una dall’altra, ma anche e soprattutto da quelle di altre università, che possono rappresentare una forma di concorrenza.
  
• Qualità: qualità significa qualità del design, ovviamente, ma anche qualità della stampa. Il risultato finale del biglietto, una volta stampato, deve corrispondere all’immagine del vostro marchio.

Per creare il design perfetto per i vostri biglietti, potete affidare la creazione a un fornitore di servizi. Se volete essere più indipendenti, potete anche crearlo da soli, utilizzando un software per la personalizzazione dei biglietti. A seconda della stampante per biglietti da visita scelta, questo software può essere fornito in dotazione.

4. La mia soluzione di stampa delle carte è compatibile con altri sistemi informativi?

La vostra soluzione per l’emissione di carte deve essere in grado di lavorare con altri sistemi esistenti o futuri, senza restrizioni di accesso o di implementazione. Si tratta della cosiddetta interoperabilità. In particolare, ciò significa garantire la compatibilità tra le carte emesse e i vari terminali con cui dovranno comunicare.

L’interoperabilità del sistema è praticamente essenziale per garantire l’indipendenza e la scalabilità del vostro sistema di emissione di carte. Il sistema deve essere in grado di soddisfare le vostre esigenze specifiche, senza rendervi dipendenti dal fornitore della soluzione. Inoltre, deve essere in grado di adattarsi alle vostre nuove esigenze e alle nuove tecnologie.

5. Quale strategia di gestione dei dati adottare per il mio istituto?

La gestione dei dati è un processo completo che prevede la raccolta, l’archiviazione e l’utilizzo dei dati in modo sicuro ed efficiente. Può essere gestita internamente, esternalizzata a un fornitore o addirittura organizzata in modo ibrido.

Valutiamo i pro e i contro di questi 3 tipi di soluzione:

• In-house: la gestione in loco dei vostri dati vi consente di mantenerli all’interno dell’azienda, senza doverli condividere con un fornitore terzo. In questo modo conservate tutti i vostri dati e avete un maggiore controllo sulla loro gestione. D’altro canto, questo metodo operativo richiede l’apporto di alcune competenze tecniche essenziali per una buona gestione dei dati, nonché di un insieme di attrezzature informatiche adeguate (server, software, ecc.). Di conseguenza, i costi possono essere più elevati rispetto alla gestione esterna dei dati.
  
• Esterno: la creazione di una soluzione in outsourcing per la gestione dei vostri dati è semplice e spesso rappresenta un buon rapporto qualità-prezzo. I costi associati alla gestione dei dati sono interamente a carico del fornitore della soluzione scelta (si paga solo un abbonamento). Nella maggior parte dei casi, questo tipo di soluzione viene gestita tramite il cloud, consentendovi di accedere da remoto a tutti i vostri dati. Tuttavia, esternalizzando la gestione dei vostri dati, diventate dipendenti dal fornitore scelto e dipendete dalladisponibilità del suo servizio. Inoltre, i dati vengono condivisi con il fornitore e sono quindi sotto il suo controllo.
  
  Ibrido: alcuni ambienti IT combinano applicazioni disponibili in loco con un servizio cloud. I vantaggi e i limiti dei due modelli si applicano in egual misura.

Tabella comparativa sulla gestione dei dati

Qualunque sia la soluzione scelta, il cliente rimane responsabile della riservatezza dei dati e deve sapere esattamente dove i dati sono ospitati. La normativa vigente nel vostro Paese vi fornisce anche un elenco degli obblighi che avete per garantire che i vostri dati siano gestiti nel rispetto della legge.

6. La mia soluzione di stampa delle carte per studenti è scalabile?

Se state pensando di optare per l’emissione decentralizzata di carte1 , o se lo avete già fatto, vi consigliamo vivamente di scegliere stampanti per carte scalabili. Perché? Perché possano evolvere in base alle vostre esigenze, alla vostra struttura, alle aspettative dei titolari di carta e in particolare degli studenti, alle tecnologie, alle tendenze, ecc.

La capacità della vostra soluzione di emissione di carte di credito di evolversi nel tempo vi consentirà di :

• Soddisfare le nuove esigenze con nuove funzioni e opzioni: alcune stampanti di schede presenti sul mercato possono facilmente integrare nuove opzioni e funzioni direttamente in loco. Invece di cambiare apparecchiatura, potete aggiornare quella che avete già: è economico, pratico e rispettoso dell’ambiente.
  
  Ad esempio: possibilità di stampare su entrambi i lati, aggiunta di un modulo di laminazione, nuovi moduli di codifica, ecc.
  
• Aumentate la vostra produzione, integrando nuove stampanti di schede: il numero di persone accolte nel vostro locale può aumentare nel corso degli anni. Di conseguenza, anche il fabbisogno di tessere può aumentare. È quindi fondamentale che la soluzione implementata sia in grado di accogliere facilmente nuove stampanti di schede nel suo ambiente.
  
  Esempio: stampanti desktop, chioschi self-service, soluzioni personalizzate

7. La mia soluzione di stampa delle carte per studenti è sicura?

Le conseguenze di un’installazione non sufficientemente sicura possono essere disastrose, soprattutto per quanto riguarda i dati: perdita o uso improprio dei dati, pagamenti fraudolenti, furto di identità, ecc.

Per massimizzare la sicurezza dell’installazione, si raccomanda quanto segue:

• Limitare l’accesso: concedete i diritti di accesso alla vostra installazione solo quando è veramente necessario. Più si limita il numero di persone che possono accedere all’impianto, più si limita il rischio di errori legati all’intervento umano.
  
• Monitorare le potenziali minacce informatiche: mettete in atto una politica di sicurezza informatica che vi consenta di monitorare la situazione e definisca le azioni da intraprendere in caso di attacco. Esistono strumenti specializzati che vi avvisano in tempo reale di eventi sospetti.
  
• Garantire una pulizia regolare: eliminare regolarmente i dati inutilizzati per evitare che rimangano accessibili senza motivo. Questo può anche farvi risparmiare denaro, dato che il costo della vostra soluzione dipende in parte dalla quantità di dati archiviati.
  
• Classificare i dati: identificare i dati più sensibili per renderli più sicuri, ad esempio utilizzando la crittografia.

8. Quale tecnologia di stampa scegliere per le carte per studenti?

Esistono diverse tecnologie per la stampa sui biglietti. A seconda del risultato finale che si vuole ottenere e dell’utilizzo futuro dei biglietti, una tecnologia sarà più adatta di un’altra. A volte vale la pena di combinarle per soddisfare tutte le esigenze.

• D2T2: l’inchiostro del nastro viene depositato direttamente sulla carta mediante un processo chiamato sublimazione. Questa tecnologia è la più comune e quindi anche la più conveniente e offre una stampa di alta qualità con una risoluzione di 300 dpi. A seconda della stampante scelta, alcune caratteristiche di sicurezza, come l’effetto UV, possono essere applicate direttamente sulla tessera.
  
• Ritrasferimento: nota anche come “reverse transfer”, questa tecnologia di stampa prevede un processo in due fasi. Il design del biglietto viene prima stampato su una pellicola, che viene poi trasferita sul biglietto. Il ritrasferimento offre un’eccezionale qualità di stampa di 600 dpi e la possibilità di stampare su diversi materiali (PVC, PVC composito, PET, policarbonato, ecc.).
  
• Riscrittura: La riscrittura può essere utilizzata per personalizzare le carte riscrivibili semplicemente utilizzando un processo termico che fa apparire e scomparire l’inchiostro contenuto direttamente nella carta. La carta riscrivibile può quindi essere cancellata e ristampata più volte (a seconda dell’uso che se ne fa). È quindi molto economica e rispettosa dell’ambiente.

Per scoprire tutto quello che c’è da sapere sulla riscrittura, scaricate la guida gratuita dedicata.

Tecnologia di riscrittura

(Schede riscrivibili)

Scaricate la nostra guida “Tecnologia di riscrittura”

9. Come distribuire le carte del mio istituto?

Il periodo di emissione delle carte studente può generare un grande flusso di persone. Esistono diversi modi per produrre ed emettere queste tessere, per aiutarvi a gestire il numero di persone nei vostri edifici.

• Rilascio immediato alla reception: ogni carta dello studente viene personalizzata e stampata su richiesta da un membro del personale della scuola. Nella maggior parte dei casi, questa operazione viene effettuata presso la reception, utilizzando una stampante per carte da tavolo. La tessera viene consegnata allo studente di persona durante l’orario di apertura.
  
• Rilascio immediato tramite un terminale self-service: anche la carta dello studente viene personalizzata e stampata istantaneamente, ma lo studente ottiene la carta in completa autonomia. Il terminale self-service è dotato di una stampante per tessere sviluppata appositamente per questo scopo. Gli studenti possono usufruire di questo servizio durante gli orari di apertura prolungati.
  
• Produzione di massa istantanea: le carte vengono personalizzate e stampate in lotti, in anticipo. In genere, per massimizzare la produttività, vengono impiegate diverse stampanti di tessere, solitamente in un’area dedicata ad accesso limitato. La tessera è pronta quando lo studente viene a ritirarla. Questa produzione di massa richiede un database completo e accurato a monte.

Queste diverse soluzioni per la produzione e l’emissione di carte d’identità per studenti possono essere combinate tra loro, garantendo una flessibilità e un’efficienza ancora maggiori.

10. La mia soluzione è adatta alle esigenze degli studenti e del personale del mio istituto?

Come tutte le generazioni, i “nativi digitali” hanno aspirazioni molto specifiche. Ecco alcune idee che riflettono le principali aspettative degli studenti della Generazione Z:

• Concentrarsi sui valori: gli studenti della generazione Z sono molto sensibili alla nozione di “valori” e sono molto più propensi a scegliere un’università che afferma le proprie convinzioni e non esita a mostrarle. La carta dello studente può essere uno dei modi per comunicare i vostri impegni e dare un’immagine prestigiosa alla vostra istituzione.

• Promuovere l’inclusione: si tratta di una questione reale e ci sono molte componenti che devono essere prese in considerazione. Tra queste, il genere è una delle principali: il 60% dei membri della generazione Z pensa che le opzioni di genere sui moduli non dovrebbero essere limitate a “Maschio/Femmina”1 . Può quindi essere utile tenerne conto quando si adattano i moduli, ad esempio.
  
• Proteggere l’ambiente: “La Generazione Z crede fermamente che l’uomo sia la causa del cambiamento climatico”2 . In quest’ottica, potreste, ad esempio, collaborare con un’organizzazione che lavora per la tutela dell’ambiente e creare una carta studenti dedicata. Questo tipo di iniziativa esiste già nel settore bancario e sarebbe del tutto appropriato estenderla al settore dell’istruzione.

• Spendere con saggezza: uno dei principali criteri di acquisto della Generazione Z è il prezzo . Per questo non esitano a rivolgersi ai negozi di seconda mano e all’usato. Per aiutarli a farlo, potete creare delle partnership con i rivenditori che condividono questo approccio, in modo che i vostri studenti possano beneficiare di sconti presentando la loro tessera.

Queste idee dovrebbero aiutarvi a sviluppare la vostra soluzione nel suo complesso, adattata alle vostre esigenze e ambizioni, in modo da differenziarvi dagli altri istituti.

Per saperne di più su inclusione e sicurezza nell’istruzione superiore, scaricate il nostro libro bianco gratuito

Lo smartphone rimpiazzerà la carta d’identità dello studente?

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La nostra scelta per la stampa di tessere per studenti

Esistono diverse soluzioni per stampare le vostre carte studentesche. Presso Evolis, offriamo stampanti per carte adatte alle vostre esigenze e a quelle del vostro istituto, come campus o università. Ecco i modelli di stampanti che raccomandiamo per la stampa delle vostre carte studentesche:

Stampanti per carte Evolis per Campus e Università

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La stampante per carte a ritrasferimento di Evolis offre l’ultima tecnologia di stampa con la migliore qualità per le vostre carte.

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La stampante per carte versatile di Evolis è dotata della tecnologia di carte riscrivibili “Rewrite” e di un’alta velocità di stampa.

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Tabella comparativa delle stampanti Agilia e Primacy 2

Chioschi self-service per campus e università

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