Che cos’è una firma elettronica? 

Si tratta della digitalizzazione della firma fatta a mano. Consente di garantire l’identità del firmatario, l’integrità e la provenienza del documento.

Quali tipi di file possono essere firmati elettronicamente?

Qualsiasi file può essere firmato digitalmente (documenti Word, PDF, ecc.).

Il formato PDF è quello più utilizzato, poiché offre un buon livello di protezione del documento e consente di apporre più firme elettroniche. 

La firma elettronica ha lo stesso valore giuridico di quella fatta a mano?

Sì. Sono diverse le leggi che ne attestano il valore giuridico, e variano da paese a paese.

Esempi in Europa e Stati Uniti:

• La direttiva europea del 13 dicembre 1999 riconosce la validità della firma elettronica (Articolo 5). La direttiva fornirà una definizione tecnica come la seguente: “un dato in forma elettronica legato o allegato digitalmente ad altri dati elettronici e che funge da metodo di autenticazione” (Articolo 2). Tale direttiva segna un importante passo in avanti, poiché introduce il concetto di “certificati di firme” e di “prestatore di certificazione”.
• La legge del 13 marzo 2000 ha introdotto la firma elettronica nel diritto francese. Dispone delle stesse prerogative e prevede automaticamente il consenso dei firmatari proprio come le firme fatte a mano.
• Negli Stati Uniti, la legge federale del 30 giugno 2000 (Electronic signatures in global and national commerce Act oppure “E-sign”) regola tale argomento.

La firma elettronica ottimizza l’efficacia 

L’implementazione della firma digitale ottimizza l’efficacia della vostra azienda, semplificando la convalida dei documenti:

• Processo continuo: non sarà più necessario stampare un documento, farlo firmare ed eseguirne nuovamente la scansione una volta apposta la firma;
• Gestione semplificata dei documenti firmati: invio tramite e-mail o archiviazione automatica, alleviando così il carico del servizio postale;
• Disponibilità immediata dell’informazione attraverso l’organizzazione: i documenti convalidati vengono digitalizzati e risultano pertanto immediatamente accessibili al personale autorizzato.

Sicurezza ottimizzata

La firma elettronica, contrariamente a quella fatta a mano, è in grado di garantire:

• L’identità del firmatario; la firma elettronica non può essere falsificata e dimostra in modo sicuro l’identità del firmatario;
• L’integrità del documento una volta firmato: il documento firmato elettronicamente diventa inalterabile. La firma è parte integrante del documento e non può essere apposta su un altro documento.

Immagine ed esperienza utente ottimizzate

Consentire ai vostri interlocutori di apporre la loro firma direttamente sul tablet contribuisce a valorizzare l’immagine del marchio:

• Convalida dei documenti meno laboriosa per il firmatario:
• Modernizzazione dell’immagine aziendale tramite l’utilizzo dei tablet per firme;
• Riduzione dell’impronta ecologica della struttura eliminando la stampa dal processo di convalida dei documenti.

Vantaggi dei tablet per firme elettroniche Evolis

Risparmio in termini di denaro

I tablet per firme digitalizzano tutta la documentazione cartacea di un commerciante, consentendo alle imprese di risparmiare sui materiali di consumo (carta, toner) e sull’invio di posta. 

Risparmio di tempo e maggiore concentrazione sulle attività principali

Con meno documenti cartacei, l’utilizzo dei tablet per firme Evolis costituisce un risparmio reale in termini di tempo per clienti, dipendenti e fornitori.

I tablet consentono di accelerare le procedure di approvazione per le transazioni dei clienti e semplificano l’accesso ai documenti per i dipendenti, a patto che i documenti elettronici siano disponibili in tempo reale. In questo modo, il personale è in grado di dedicare più tempo ai clienti o ai fornitori.

Ancora più ecosostenibile

Il surriscaldamento globale è un argomento che riguarda tutto il mondo. Scegliendo di utilizzare i tablet per firme Evolis, ogni esercizio commerciale o singolo individuo adotta un atteggiamento più responsabile nei confronti dell’ambiente, risparmiando moltissima carta e riducendo l’utilizzo dei beni di consumo.